Nous traversons actuellement une période de crise et sommes contraints au confinement. Il faut donc savoir tirer profit de ce dernier pour nos entreprises, gérer notre business en toute sérénité et préparer la "rentrée".
Organiser son espace de travail
Pour ceux qui n'ont pas un bureau dédié au sein de leur habitation, il faut s'en créer un provisoirement le plus agréable possible, par sa disposition, la lumière, l'ergonomie. Se l'approprier en disposant quelques objets décoratifs, des photos, une plante verte (la présence de verdure sur le bureau contribue à l'équilibre et améliore la productivité, d'autant que la couleur verte développe la créativité).
Pour ceux qui l'ont déjà, profitez en pour débarrasser, ranger, nettoyer, classer, trier. Autant de réflexes pour optimiser votre journée ou semaine, vous allez améliorer votre créativité, votre efficacité et votre productivité. Vous n'avez jamais le temps de classer vos dossiers, c'est le moment de le faire, aussi bien sur le bureau physique que sur votre ordinateur. Structurez votre classement.
Organiser son bureau
Un espace pour les documents généraux
Faites du classement avec un espace dédié aux documents comptables, juridiques, clients, le social ... dans vos tiroirs ou dans des classeurs.
Un espace pour les documents en transit
Dans des bannettes thématiques nommées Urgent, A traiter, A payer, En attente, A classer.
Un espace pour les documents à suivre
Dans des classeurs thématiques ou réunis dans un seul avec des intercalaires nommés Facturation, Devis, Achats, Ventes, Banque, Impôt ...
Tout comme vos documents papiers, classez en dossiers et/ou sous dossiers, vos documents numériques.
Organisez également votre boîte mails. Plutôt que d'avoir 100 mails dans la boîte de réception, en créant des dossiers par thème, vous retrouverez plus facilement le mail en question.
Sans oublier de sauvegarder régulièrement sur un disque dur externe, vos données numériques.
Organiser ses journées
Planifiez vos journées pour rattraper votre retard.
Ces derniers temps vous aviez tendance à procrastiner. C'est l'occasion de faire ce que vous aviez délaissé.
Profitez pour boucler vos dossiers, traitez vos mails, les sujets pour lesquels vous aviez du retard et pouvoir ainsi aborder la "rentrée" sereinement.
Suivre sa trésorerie
C'est aussi l'occasion de créer des outils qui vous aideront à suivre votre chiffre d'affaires, votre trésorerie. N'hésitez pas à relancer vos clients sur vos factures en cours.
AZ Organisation peut vous aider dans la démarche de recouvrement.
Garder le contact
Avec vos clients
Mettez à jours vos fichiers clients et prospects. Contactez les par téléphone ou en visioconférence (avec des applications comme Zoom, Microsoft Teams ...) pour prendre des nouvelles, connaître leurs futurs besoins, leurs attentes par rapport à vos produits ou services. Vous pouvez également passer à l'automatisation de certains process.
Avec vos réseaux professionnels
Là également, inscrivez-vous aux visioconférences organisées par les réseaux d'entrepreneurs pour garder le lien et créer du business.
Se mettre à jour des obligations administratives
Mettez en place la RGPD et faites la rédaction de vos conditions générales de ventes.
Réaliser les demandes d'aides gouvernementales
Faites votre demande d'aides financières proposées par le gouvernement pour les dirigeants.
Article à retrouver sur notre site
AZ Organisation peut vous accompagner dans vos démarches
Se former
Pratiquez les formations en ligne, que vous n'avez jamais eu le temps de suivre, aujourd'hui c'est l'occasion. Renseignez-vous auprès de votre organisme (AGEFICE) pour connaitre les conditions de prise en charge.
Prévoir sa communication
Mettez à jour votre site internet, par de nouvelles photos, du contenu, améliorez son référencement naturel.
Vous n'aviez pas le temps de créer des articles, c'est le moment d'en programmer plusieurs sur vos produits ou services. A programmer également sur les réseaux sociaux.
Ajoutez vos références ou les témoignages de vos clients, afin de rassurer vos prospects sur votre expertise.
Préparer vos newsletters afin d'informer sur votre activité, vos projets, vos nouveautés ...